Verfahren:Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung

Letzte Änderung 15. 5. 2018 von Admin.

Stammdaten

Testorganisation
Graben
1010 Wien
http://www.km-a.net 

Verantwortliche

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Datenschutzbeauftragte

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ID: 590

Verfahren	Name des Verfahrens	Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung
Zwecke und Beschreibung	Zwecke und kurze Beschreibung der Datenverarbeitung	Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie zB Korrespondenzen oder Verträge) in diesen Angelegenheiten
Folgenabschätzung	Wurde eine Folgenabschätzung durchgeführt?	Einführung Zutrittskontrolle
Betroffene Personenkreise	Beschreibung der Kategorien betroffener Personen	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, Sachbearbeiter beim Verantwortlichen, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten
Rechtsgrundlagen	Die Rechtsgrundlagen (zB rechtliche Verpflichtung, Einwilligung, Vertragserfüllung, lebenswichtige Interessen des Betroffenen, kein überwiegendes berechtigtes Interesse des Betroffenen) sind nach der DSGVO zwar nicht verpflichtend ins Verarbeitungsverzeichnis aufzunehmen. Allerdings unterliegt der verantwortliche Verarbeiter einer sogenannten Rechenschaftspflicht. Diese besagt eine Nachweispflicht bzgl. der Einhaltung der Pflichten nach der DSGVO. Dazu gehört unter anderem auch der Nachweis, dass die Datenverarbeitung nach den in der DSGVO normierten Rechtmäßigkeitsgrundlagen erfolgt.	Art. 6 Abs 1 lit a (Einwilligung der Betroffenen), Art. 6 Abs 1 lit b (zur Vertragserfüllung erforderlich), Art. 6 Abs 1 lit c (gesetzliche Verpflichtungen nach der BAO und dem UGB), Art. 6 Abs 1 lit f (berechtigte Interessen des Verantwortlichen) DSGVO, § 132 BAO, §§ 190, 212 UGB
Unterlagen	Die Angabe, wo Verträge, Zustimmungserklärungen oder sonstige Unterlagen innerhalb der Organisation abgelegt wurden, ist nicht verpflichtend im Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren, erleichtert aber vor allem in größeren, arbeitsteilig organisierten Organisationen das Auffinden der entscheidenden Unterlagen (dient also lediglich der innerbetrieblichen Arbeitserleichterung).	Unterlagen zu aufrechten Geschäftsabwicklungen in der Verkaufsabteilung, Rechnungen (auch) in der Finanzabteilung, erledigte Geschäftsfälle im Archiv. Verträge mit Auftragsverarbeitern sind, je nach Thematik, in der Rechtsabteilung, Finanzabteilung, Vertriebsabteilung oder IT-Abteilung abgelegt.
Dokument (Upload)	Dokument	Eu-dsgvo-bsp-verarbeitungsverzeichnis-verantwortlicher.pdf
Interne Kennung	Interne Kennung, Bezeichnung, Numerierung zur weiteren Kennzeichnung des Eintrags.
Anwendung	Anwendung(en), die im Verfahren verwendet werden.	Mesonic
Abteilung	Abteilung(en), die für das Verfahren verantwortlich bzw. am Verfahren beteiligt sind.	Buchhaltung
Kontaktperson	Benutzer/in, der/die die eine Kontaktperson für das Verfahren ist.	Admin
Aufgabe für	BenutzerInnen können Aufgaben zugewiesen werden, die in der Liste auf ihrer Benutzerseite angezeigt werden.

technisch-organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit

1. Zutrittskontrolle: Schutz vor unbefugtem Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, zB: Schlüssel, Magnet- oder Chipkarten, elektrische Türöffner, Portier, Sicherheitspersonal, Alarmanlagen, Videoanlagen;
2. Zugangskontrolle: Schutz vor unbefugter Systembenutzung, zB: Kennwörter (einschließlich entsprechender Policy), automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;
3. Zugriffskontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, zB: Protokollierung von Zugriffen; oder: Zugriff nur für Unternehmensinhaber, Mitarbeiter der Abteilung Rechnungswesen und Mitarbeiter, die an der Geschäftsabwicklung beteiligt sind

Integrität

1. Weitergabekontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, zB: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
2. Eingabekontrolle: Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, zB: Protokollierung, Dokumentenmanagement;

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

1. Verfügbarkeitskontrolle: Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, zB: Backup-Strategie, Virenschutz, Firewall;

Pseudonymisierung und Verschlüsselung

1. Pseudonymisierung: Sofern für die jeweilige Datenverarbeitung möglich, werden die primären Identifikationsmerkmale der personenbezogenen Daten in der jeweiligen Datenanwendung entfernt, und gesondert aufbewahrt.
2. Verschlüsselung: sofern für die jeweilige Datenverarbeitung möglich, werden folgende Verschlüsselungstechnologien eingesetzt: ….

Evaluierungsmaßnahmen

1. Datenschutz-Management (zB Risikoanalyse, Datenschutz-Folgenabschätzung), einschließlich regelmäßiger Mitarbeiter-Schulungen;

Datenkategorien

Datenkategorien Kategorien personenbezogener Daten	Personenkreise Beschreibung der Kategorien betroffener Personen	Sensible Daten Sind sensible Daten betroffen?	Strafrechtlich relevante Daten Sind strafrechtlich relevante Daten betroffen?	Empfängerkreise Namen der Gesellschaften außerhalb der eigenen Gesellschaft, aber innerhalb des Konzerns oder fremde Dritte	Aufbewahrungsfristen Speicherdauer der einzelnen Datenkategorien
Name, Firma oder sonstige Geschäftsbezeichnung	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Ja	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Anschrift	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Kontaktdaten (Tel., Mail, Fax)	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Firmenbuchdaten	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Daten zur Bonität inkl. Mahn- und Klagsdaten	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten	Nein	Nein	Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Gerichte	Bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehungen
Bankverbindungen	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, Sachbearbeiter beim Verantwortlichen	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Kreditkartennummern und -unternehmen	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
UID-Nummer	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Namen der Kontaktpersonen	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Kontaktdaten der Kontaktpersonen (Tel., Mail, Fax, Anschrift odgl.)	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Vertragstexte und Geschäftskorrespondenzen	Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, , Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), Versicherungen im Anlassfall	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Name	Sachbearbeiter beim Verantwortlichen	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Funktion des betroffenen Sachbearbeiters beim Verantwortlichen	Sachbearbeiter beim Verantwortlichen	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Vom betroffenen Sachbearbeiter bearbeitete Fälle	Sachbearbeiter beim Verantwortlichen	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Umfang der Vertretungsbefugnis	Sachbearbeiter beim Verantwortlichen	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
UID-Nummer	Sachbearbeiter beim Verantwortlichen	Nein	Nein	Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister)	Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Daten zur Bonität inkl. Mahn- und Klagsdaten	An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten	Nein	Nein	Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte	Bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehungen

Dieses Beispiel entstammt der WKO-Vorlage: https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/eu-dsgvo-muster-verarbeitungsverzeichnis-verantwortliche.html

jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung (siehe Art. 4 DSGVO).

der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist (siehe Art. 4. DSGVO)

EU Datenschutz-Grundverordnung

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden (siehe Art. 4 DSGVO)